Producție în ziua evenimentului
Tu ai un singur lucru de făcut în ziua aia: să fii prezent pentru oamenii pe care i-ai adus acolo. Restul îl ține echipa noastră, cu noi doi la control: unul la masa tehnică, cât timp scena e activă, celălalt în sală, cu ochii pe tot ce nu ține de scenă.
Cum se pierde o zi bună
- Muzica intră târziu, sau nu intră deloc, și aplauzele se sting în liniște.
- Pauza de cincisprezece minute devine treizeci și cinci, și nimeni nu știe când se reintră.
- Tu, organizatorul, ești căutat de patru oameni deodată exact când un participant vrea să îți spună ceva important. Îl asculți pe jumătate. El observă.
- Coada la check-in ține exact cât să scadă energia înainte să înceapă ceva.
- Între două prezentări, pe ecran apare desktopul laptopului și cineva caută un fișier în fața sălii.
Niciunul dintre lucrurile astea nu ajunge în feedback. Oamenii spun doar că a fost bine, și nimeni nu poate arăta cu degetul de ce n-a fost mai mult.
Ce facem concret
Cine ce ține sub control
Ionuț e la masa tehnică pe toată durata în care scena e activă: sunet, proiecție, muzică, microfoanele speakerilor. Cristina e în sală și are imaginea de ansamblu, adică tot ce nu se întâmplă pe scenă: check-in-ul, fluxul între sesiuni, zona de primire, echipa ta și cea a locației, oamenii care au o problemă și nu știu pe cine să întrebe. Restul echipei lucrează pe poziții, coordonată de ei doi. Tu ai doi interlocutori și nu ai de vorbit cu nimeni altcineva.
Sunet și tehnică live
Operăm masa tehnică toată ziua. De regulă lucrăm peste sistemul locației, la care adăugăm ce aducem noi. Nivelurile se ajustează pe fiecare vorbitor, microfoanele de rezervă stau pregătite, și nimeni nu bate în microfon să vadă dacă merge.
Speakerii, înainte de urcare
Le punem microfonul din timp și îl testăm, le spunem cât mai au și pe unde intră. Un om care știe exact ce urmează are altă liniște când urcă, iar liniștea aia se aude.
Proiecția
Nu ne ocupăm de cum arată prezentările tale, alea sunt ale speakerilor. Ne ocupăm ca ecranul să arate tot timpul ce trebuie: fără desktopul laptopului între două prezentări, fără ecran negru în pauze, fără cineva care caută un fișier în fața sălii. Testăm înainte și ținem proiecția sub control pe tot parcursul zilei.
Muzica
Fiecare speaker are intrarea lui. Pauzele au fundal sonor, nu tăcere. Iar aplauzele au timp să se audă, înainte să trecem mai departe.
Agenda, ținută minut cu minut
Știm unde suntem față de program în orice moment, iar când ceva alunecă îl recuperăm din pauze, nu din conținut. Deciziile care te-ar întrerupe le rezolvăm între noi și ajung la tine doar dacă e nevoie de tine, sub forma unei singure întrebări cu răspuns da sau nu.
Fluxul sălii și check-in-ul
Intrări, ieșiri, reintrarea după pauză, zona de primire, semnalistica. Lucruri pe care nimeni nu le observă când sunt făcute bine.
Cum decurge
- Cu luni înainte
Brief și plan tehnic
Stabilim ce livrăm, ce ia locația, ce rămâne la tine. Dacă sala e știută, vorbim și cu omul de acolo și iese planul tehnic complet.
- Cu o zi înainte
Montaj și repetiție
Montăm și testăm tot. Brief cu echipa, trecere pe scenă cu speakerii, fără public în sală.
- Ziua evenimentului
Regie
Unul la masa tehnică, celălalt în sală, de la primii oameni intrați până pleacă ultimul.
Ce rămâne după
- Debrief la câteva zile după, cu ce a mers și ce merită schimbat
- Planul tehnic al sălii, util dacă revii în același spațiu
- Materialele video, dacă sunt în contract
FAQ
De obicei nu e nevoie. Majoritatea sălilor au deja proiecție, sistem audio și mixer, iar noi venim cu ce ne trebuie nouă peste ele. Dacă sala nu le are, se închiriază separat, și avem distribuitorii noștri pentru asta. Îți spunem la brieful tehnic în ce situație ești, ca să nu apară costuri pe care nu le-ai prins în buget.
Depinde de sală, de program și de ce module ai luat. Echipa se dimensionează la brieful tehnic. Ce nu se schimbă e că noi doi suntem acolo de fiecare dată, deci nu ajungi să explici același lucru la patru oameni.
Cu o zi înainte, de fiecare dată când sala ne lasă. Se poate și în dimineața evenimentului, dar atunci dispare repetiția cu speakerii, care e partea din care se câștigă cel mai mult.
Nu implicit. Cu echipa tehnică a sălii vorbim direct, pentru că fără asta nu ne putem face treaba. Cu speakerii și cu restul furnizorilor comunici tu, iar noi îți spunem clar ce ne trebuie și până când. Dacă vrei să preluăm și partea asta, se poate, dar o discutăm separat.
Hai să vorbim despre evenimentul tău
Completezi formularul, ne uităm peste el și te sunăm pentru ce lipsește. Oferta vine după discuția aia, nu înainte, pentru că fără să știm sala și programul orice preț ar fi o ghicire.
Trimite briefulConfirmăm în aceeași zi lucrătoare.